Schilderwerken; ICT projecten voor niet ICT-ers

Het voordeel van zelfstandige zijn, is dat ik tussen twee klussen in, tijd heb om een geheel ander project aan te pakken. Verschillende plekken in huis konden wel een nieuwe verflaag gebruiken, dus is schilder Teus weer enkele dagen over de vloer. Teus is net als ik, zelfstandige in de regio Woerden, en het is erg prettig zaken met hem doen.

Omdat mijn passie nu eenmaal ligt bij het uitvoeren van ICT projecten, zie ik al snel een overeenkomst tussen zo’n schilderklus en een ICT systeem. En een manier om aan mensen, die niet zo bekend zijn met de materie, uit te leggen wat mijn rol in een ICT project inhoudt.

Zie de schilder als de ICT leverancier, en mijzelf als klant die een verbetering wil doorvoeren in de organisatie (in huis). Voordat de leverancier kan beginnen, zal er nog het een en ander moeten gebeuren. Er moet een inventarisatie gemaakt worden van het werk. Vervolgens een planning, waarbij het proces van de klant voorop staat. Een groot schilderbedrijf zal al het werk achter elkaar willen uitvoeren, voor mij als klant is dat niet handig, want dat moet ik woonkamer, keuken, gang, berging, toilet en hal tegelijk leeg ruimen. Teus is gelukkig zo flexibel dat hij een week tussen de verschillende onderdelen laat. Tenslotte moet ik als klant de voorwaarden scheppen zodat de leverancier aan de slag kan, bijv. ruimten leeg ruimen (in een ICT project: oa infrastructuur en toegang regelen, medewerkers informeren en betrekken).

Dan breekt de fase van realisatie aan: de leverancier doet waar hij goed in is, en als klant hou ik de vinger aan de pols. Gebeuren de juiste dingen en loopt alles op schema? Als ik punten ter verbetering zie (testen), of ik heb nog wat extra wensen, dan noteer ik die op een lijstje (issues en testbevindingen) en bespreek die met mijn leverancier. Ik heb gelukkig iemand getroffen die gedurende de uitvoering ook zelf extra punten opmerkt (een traphek dat vastgezet moet worden) en bereid is te helpen met werk dat eigenlijk door mij als klant uitgevoerd moet worden (een kastje ophangen).

In de implementatie fase wordt het geleverde in gebruik genomen. Ik plaats alle kasten weer op hun plek en ruim ze in. In een ICT project worden er bijvoorbeeld gegevens ingevoerd, medewerkers en een helpdesk geïnstrueerd, werkinstructies geschreven, formulieren aangepast en klanten ingelicht.

Als een project de juiste zorg en aandacht heeft gehad, en de leverancier goed is in zijn vakgebied, dan kan het bijna niet anders of het project is geslaagd en de medewerkers (huisgenoten) hebben voor jaren plezier van de gedane arbeid!

Nu ik zelf de tijd had, kon ik dit allemaal zelf begeleiden. Mijn klanten hebben altijd een “winkel open te houden”, en besteden (een deel van) het “klant” werk aan mij uit. Dat kan de inventarisatie, projectleiding, testen of implementatie zijn. Iemand inhuren voor deze activiteiten zegt niets over de kwaliteiten van leverancier of klant. Dit getuigt slechts van een goed inzicht in de situatie.

De handen in samenwerking, maar niet vast

Deze zomer rondde ik het 4e project in 2 jaar tijd af bij een van mijn grootste opdrachtgevers, de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Bij het afscheid ontving ik een replica van Rodin. Ik kijk met veel plezier naar dit mooie beeldje, vooral vanwege de toespraak die ik erbij kreeg:

Ik wil je bedanken voor alle inzet die je gedaan hebt voor de organisatie, voor het team en voor enkele individuen. Op zich zou je kunnen zeggen “daarvoor was ik immers ingehuurd” maar je ging toch wat verder dan enkel dat. Je ging niet alleen voor de klus maar ook voor het hoger liggende doel, de reden van de klus, als het lagerliggende, de mensen die betrokken waren. Ondanks die betrokkenheid heb je je eigen zelfstandigheid en vasthoudendheid, daarom symboliseert dit cadeau: de handen in samenwerking maar niet vast.

“De handen in samenwerking, maar niet vast”, beter kun je wat mij betreft de ideale samenwerking tussen een ZZP-er en een organisatie niet typeren!
Formeel gaat een project erom met beperkte tijd en middelen het geplande resultaat te behalen, waarna de partijen weer uiteen gaan. Het ideaal van de overtuigde ZZP-er gaat verder: er moet een resultaat komen waar alle betrokkenen trots op kunnen zijn, een product waar de klant nog lang baat van zal hebben, waar de werknemers met plezier gebruik van maken. En een samenwerking waar iedereen met plezier aan terug kan denken.

TH Consultancy feliciteert de Hogeschool Arnhem en Nijmegen

Het nieuwe Tentamen Organisatie Systeem voor de Hogeschool Arnhem en Nijmegen is gisteren formeel opgeleverd aan de stuurgroep. Een mijlpaal en een gebakje waard!

Half november 2010 ben ik als projectmanager begonnen aan de herstart van dit project, met de planning dat er rond 1 maart 2011 een werkend systeem zou moeten staan. Het is tot het laatst aan toe hard werken en doorbijten geweest, want zoals ieder project, kreeg ook dit project te maken met impliciete verwachtingen, tekort aan man/vrouw kracht, functionaliteit die complexer is dan het in eerste instantie lijkt en diverse onverwachtse wendingen.

De komende periode gaat het tentamenbureau schaduwdraaien met het systeem en het projectteam aan de slag met de wensen en wijzigingsverzoeken die gedurende het project ontstaan zijn. Hierdoor zal het systeem de komende maanden nog beter gaan bijdragen aan een efficiënt en effectief planningsproces van de tentamen organisatie binnen de Hogeschool.

Met dank aan de programmeurs, database beheerders, testers, server beheerders en gebruikers die dit project naast hun reguliere werk moesten uitvoeren, kan ik zeggen: yes, we did it! Het kan, het is mogelijk, het bestaat!

PS Het HEMA bestelproces van gebak met zelf ontworpen afbeelding vind ik ook een geweldig voorbeeld van IT die werkt (zie mijn vorige blog), binnen een paar muisklikken een leuk gebakje ontworpen, heldere terugkoppeling en een snelle levering!