Waarom gaat het dan toch zo vaak mis? Donkere wolken boven het ICT project

In mijn vorige blog Het eenVoudig model voor systeemontwikkeling heb ik beschreven hoe simpel een ICT ontwikkelingstraject zou kunnen verlopen. Helaas is de praktijk vaak anders en gaan er gedurende het project allerlei dingen mis. In het ergste geval worden deze pas opgemerkt in de implementatiefase. Vaak roept een opdrachtgever mijn hulp in, wanneer de ICT leverancier een systeem heeft opgeleverd en er een formele acceptatie moet plaatsvinden. Op dat moment blijkt dat het opgeleverde systeem niet, of beperkt aan de verwachting voldoet. Oorzaken van deze problemen liggen al in een eerdere fase. In de praktijk kom ik de volgende oorzaken tegen:

1. De wens is onvoldoende duidelijk. Als gevolg schiet ook het ontwerp en de bouw tekort. Een variant hierop is een wens die te beperkt is uitgewerkt. Slechts een deel van het proces is in beschouwing genomen, in plaats van het gehele proces van input tot output.

2. Gedurende het project verandert de wens in een bepaalde verwachting, die niet meer overeenkomt met de oorspronkelijke wens. Tijdens test en acceptatie wordt het opgeleverde systeem vergeleken met de verwachting, hetgeen tot discrepanties leidt.

3. De specificaties komen niet overeen met de wens. Er gaat iets mis in de vertaalslag van wens naar ontwerp, vaak doordat klant en ICT leverancier elkaar niet goed begrijpen.

4. De specificaties zijn technisch of procesmatig onjuist. Ze zijn weliswaar een juiste vertaling van de wens, maar in feite “kan het zo niet werken”. De oorzaak hiervan zijn bijvoorbeeld beperkingen die gesteld worden door de gebruikte techniek, wetgeving, aanwezige gegevens of personele randvoorwaarden.

5. Het opgeleverde product komt niet overeen met het ontwerp. Dit heeft alles te maken met kwaliteit tijdens de bouw of inrichting.
Helaas komt het nog steeds voor dat een leverancier een systeem oplevert waar nog grote technische problemen in voorkomen of dat overduidelijk niet voldoet aan de specificaties.

Veel van deze oorzaken kunt u als klant of gebruiker van ICT voorkomen. In mijn volgende blog zal ik bespreken welke maatregelen u kunt treffen.

Coda Financials implementatie

Deze week was mijn, voorlopig, laatste werkdag bij Amvest, een ontwikkelaar en belegger in vastgoed.

Per 1 januari 2012 is Amvest overgestapt naar Coda Financials V12, Purchasing en Invoice Matching. Dit betekende een geheel nieuwe inrichting van twee deelsystemen voor factuur- en opdrachtmanagement en een conversie van de oude financiële administratie naar de nieuwe webversie van Coda.

De consultants van leverancier Unit4, namen de technische inrichting en conversie voor hun rekening. TH Consultancy was ingehuurd om de opdrachtgever te ondersteunen bij de interne organisatie van dit project: het testen, inventariseren van gebruikerswensen, bijhouden van issues en het geven van instructie.

Door een succesvolle samenwerking van opdrachtgever (Amvest), ICT leverancier (Unit4) en onafhankelijk test- en implementatie deskundige (TH-Consultancy), is de invoering in januari 2012 bijna geruisloos verlopen. Op het moment dat het nieuwe boekjaar opende, stond het ingerichte en goed geteste systeem klaar. De werkinstructies waren gereed en gedurende de eerste maand was ik beschikbaar voor instructie en vragen. Gevolg was dat de gebruikers direct aan de slag konden en enthousiast waren over het gebruikersgemak en de inzichtelijkheid van de nieuwe software.