Laat de zon weer schijnen

Zoals beloofd, laat ik u niet in de donkere wolken zitten, en bespreek ik in deze blog hoe de zon weer boven ieder ICT project kan gaan schijnen.

Het allerbelangrijkste is dat de wens duidelijk is. Stop tijd in het beschrijven hiervan, maak procesbeschrijvingen, workflows, inventariseer rollen en autorisaties, werk berekeningen uit. Doe alles wat mogelijk is om uw leverancier duidelijk te maken wat u wilt. Doe dit in nauwe samenwerking, zodat uw ICT levenacier u kan inspireren, maar uw bedrijfsproces het uitgangspunt blijft. Elk uur dat u in het voortraject stopt, betaalt zich later in een veelvoud terug!

Laat beschrijvingen en ontwerpen reviewen door specialisten uit verschillende rollen  (beheerder, gebruiker, lijnmanager, vakspecialist, ontwikkelaar, tester). In een zg. Fagan inspectie beoordelen meerdere deelnemers een product vanuit de verschillende rollen. Dit is een krachtig middel waarbij de deelnemers elkaar inspireren tot het kritisch bekijken en waarbij een gezamenlijke verwachting wordt gecreëerd.

Benoem iemand die al deze activiteiten coördineert. Laat deze persoon ook het verwachtingenmanagement op zich nemen door kerngebruikers continu te blijven betrekken. Verwachtingen verschuiven nu eenmaal, zorg dat dit gemonitord wordt. Wat leidt tot een nieuwe wens? Wat kan tijdelijk geparkeerd worden? Wat is echt nodig in een eerste oplevering?

Communiceer deze wijzigingen met de leverancier. Hou een goede registratie bij van wijzigingen en bevindingen in een geschikte tool, bijvoorbeeld de gratis tool Mantis. Zorg dat u continu inzicht heeft in de status (bijv. nieuw, toegewezen, aangepast, gesloten, uitgesteld)

Stuur bij uw leverancier aan op deelopleveringen, iedere 3 weken. Laat betrokken personen de tussenproducten direct beoordelen en hou ze daarmee betrokken.

Organiseer testen door testers en gebruikers. Maak een integrale planning voor opleveringen en testen. Een product is pas af als het ook geverifieerd is. Overleg direct met uw leverancier als de opgeleverde deelproducten niet overeenkomen met de verwachting. Analyseer de oorzaak en plan zo nodig nieuwe cycli.

Ook als u uw project zonder deze maatregelen bent begonnen, is het niet te laat om deze alsnog in te voeren. Iedere dag is een dag dat u de zon kan laten doorbreken!

Het eenVoudig model voor systeemontwikkeling

Een bekend model voor het ontwikkelen van maatwerk ICT systemen is het V-model, dat uit de jaren 70 van de vorige eeuw stamt. De tijd is veranderd en ik maak dingen graag simpel, dus heb ik een eigen versie ontwikkeld: het eenVoudig model voor systeemontwikkeling.

Een nieuw ICT systeem begint altijd met een Wens aan de klantzijde. Die wens heeft vaak te maken met het efficiënter willen maken van bedrijfsprocessen, maar kan ook het gevolg zijn van het moeten voldoen aan eisen en wensen die de omgeving stelt. Op basis van de wens die een organisatie heeft, wordt contact gezocht met een ICT leverancier.

Deze leverancier vertaalt de wens in een Ontwerp. Zo’n ontwerp kan een heel uitgebreid functioneel en technisch ontwerp zijn of slechts enkele A4-tjes. Wat ook mogelijk is, is dat het ontwerp meer procesmatig van opzet is, en de klant zelf een groot aandeel heeft in het opstellen van dit ontwerp. In ieder geval bevindt het product “Ontwerp” zich op het grensvlak van klant en leverancier. Het ontwerp maakt de oplossing voor de wens concreet.

Op basis van het ontwerp gaat de leverancier aan de slag met de Bouw. Dit bouwen kan het geheel ontwikkelen van een systeem zijn, maar ook het inrichten van een pakket of het modeleren van bouwblokken. Deze fase van het traject bevindt zich vaak buiten blikveld van de klant.

Hoe anders is dat in de volgende activiteit! Want na een test door de leverancier, zal de klant zelf moeten gaan Testen of het opleverde product aan de verwachtingen voldoet. Indien dat niet of deels zo is, past de leverancier het product aan, waarna een formele Acceptatie door de klant volgt.

De leverancier is nu klaar, aan klantzijde moet het nieuwe systeem nu echt gaan draaien. Er moeten mensen worden opgeleid, processen aangepast, klanten geïnformeerd, formulieren ontwikkeld, brieven aangepast, communicatie opgestart etc. Al deze activiteiten vormen de werkelijke Implementatie van een systeem.

Opvallend is dat in een ICT project slechts 1 van de 6 onderdelen volledig door de ICT leverancier wordt opgepakt! TH-Consultancy ondersteunt organisaties in het managen van de andere projectonderdelen.

Volgende keer: als het zo eenVoudig is, waarom gaat het dan toch zo vaak mis?